HelferCrew
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Helferliste online · für Vereine

Der Helferplan, der sich von selbst füllt.

Stationen und Schichten anlegen, Link in die WhatsApp-Gruppe, fertig. Die Helfer tragen sich selbst ein, ohne Konto und ohne App.

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Die Demo läuft nur in deinem Browser. Klick alles an – niemand sonst sieht es.

Was ist HelferCrew?

HelferCrew ist eine Online-Helferliste für Vereine. Die Orga legt Stationen und Schichten an, die Helfer tragen sich über einen Link selbst ein. Es ersetzt die Zettelliste im Vereinsheim und die endlose WhatsApp-Umfrage – für Sommerfest, Turnier, Arbeitsdienst und jeden anderen Anlass mit Schichten.

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Orga legt an

Stationen wie Grill, Kasse oder Aufbau, dazu Schichten mit Uhrzeit und Anzahl Plätze. Der Serien-Generator macht aus „10 bis 18 Uhr, alle zwei Stunden, zwei Leute“ vier Schichten auf einen Klick.

2

Link teilen

Ein Link für alle: WhatsApp-Gruppe, Vereins-Newsletter oder als QR-Code auf dem Aushang im Vereinsheim.

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Alle tragen sich ein

Jeder sieht, wo noch jemand fehlt, und trägt sich mit seinem Namen ein. Wer eingetragen ist, kann sich über den eigenen Link auch wieder austragen.

Für die Orga

Schichten ohne Helfer stehen ganz oben

Die Orga-Ansicht sortiert nach Dringlichkeit: zuerst die Schichten, in denen noch niemand steht, dann die mit den größten Lücken. So weiß die Orga, wen sie noch ansprechen muss.

  • Stationen und Schichten in Minuten, Serien auf einen Klick
  • Namen und Kontakte nur für die Orga, gekürzt auf dem Plan
  • Aushang mit QR-Code direkt aus dem Plan drucken

Ein Wochenende

Dienstag angelegt, Samstag voll

  1. Dienstag, 20:15

    Orga legt an

    Grillstand, Kuchentheke, Kasse – zwölf Schichten in fünf Minuten, Link in die Vereinsgruppe.

  2. Dienstag, 20:41

    Neun Einträge

    Die ersten tragen sich noch am selben Abend ein. Jeder bekommt seinen Link zum Austragen.

  3. Donnerstag

    Aushang im Vereinsheim

    A4 mit QR-Code aus dem Plan gedruckt. Wer den Link in der Gruppe übersehen hat, scannt beim Training den Aushang.

  4. Freitag, 18:30

    Noch zwei offen

    Die Orga sieht in der Besetzung, wo es hakt, und spricht zwei Leute direkt an.

  5. Samstag, 10:00

    Grillstand voll

    Alle Schichten besetzt. Am Vortag kam die Erinnerung per E-Mail.

Vorlagen

Mit fertigen Stationen anfangen

Für die häufigsten Anlässe stehen Stationen und Schichten mit Uhrzeiten schon bereit. Du trägst Name, Ort und Datum ein und änderst danach, was bei euch anders ist.

Hallenturnier

6 Stationen · 11 Schichten · 23 Plätze

  • Kuchentheke und Kaffee
  • Kasse am Eingang
  • Würstchen und Brezeln
  • Turnierleitung
  • Aufbau
  • Abbau und Halle fegen
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Fußballturnier auf dem Platz

7 Stationen · 13 Schichten · 30 Plätze

  • Grillstand
  • Getränkeausgabe
  • Kuchentheke
  • Turnierleitung
  • Parkplatz
  • Aufbau
  • Abbau
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Sommerfest

8 Stationen · 15 Schichten · 36 Plätze

  • Grillstand
  • Getränkeausgabe
  • Kuchentheke
  • Kasse und Bons
  • Kinderprogramm
  • Aufbau
  • Spülen
  • Abbau
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Weihnachtsmarkt-Stand

5 Stationen · 10 Schichten · 20 Plätze

  • Glühwein
  • Waffeln
  • Bratwurst
  • Aufbau der Hütte
  • Abbau und Spülen
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Wie man die Liste für ein Fest aufbaut, steht im Ratgeber zum Sommerfest und zum Weihnachtsmarkt-Stand. Für ein Turnier kommt der Spielplan mit Live-Tabelle von TurnierBuilder, einem Tool aus derselben Familie. Wie der Helferplan für einen Turniertag aussieht, mit Helfer-Rechner und Schichtplan, steht im Leitfaden Helferplan fürs Turnier.

Merkmale

Was HelferCrew kann

Kein Konto, keine App

Helfer öffnen den Link und tragen sich ein. Kein Passwort, keine Registrierung, kein App-Store. Zum Austragen reicht der eigene Link.

Kein Platz doppelt vergeben

Drücken zwei Leute gleichzeitig auf den letzten Platz, bekommt ihn genau einer. Der andere sieht sofort, dass die Schicht voll ist.

Namen nur gekürzt, Kontakt nie öffentlich

Auf dem Plan steht „Anna B.“, nicht „Anna Berger“. Handynummern und E-Mail-Adressen sieht nur die Orga; 30 Tage nach der Veranstaltung werden sie gelöscht. Wer wann geholfen hat, bleibt im Plan stehen.

QR-Aushang

Für das Vereinsheim: A4-Ausdruck mit Tabelle und QR-Code, der direkt zum Plan führt.

Vereins-Plan

Für den ganzen Verein

Alle Veranstaltungen des Jahres liegen an einem Ort. Der Vorstand hat den Vereins-Link, jede Abteilung bekommt ihren eigenen. Beim ersten Öffnen zeigt die Vereins-Ansicht, was in welcher Reihenfolge einzurichten ist.

Ein Link je Abteilung

Der Vorstand legt Fußball, Handball und Turnen an und gibt jeder Abteilungsleitung ihren Link. Darüber legt sie ihre Teams und Veranstaltungen an. Die anderen Abteilungen sieht sie nicht.

Schichten für ein Team

Die Kuchentheke am Samstag übernimmt die F-Jugend. Helfer wählen beim Eintragen ihr Team und sehen zuerst dessen Schichten und die, die für alle offen sind.

Arbeitsstunden je Mitglied

Wer wie viele Stunden geholfen hat, je Vereinsjahr oder frei gewähltem Zeitraum, nach Team gefiltert und als CSV. Hilft die Mutter für ihr Kind, zählen die Stunden beim Kind.

Vorlage fürs nächste Jahr

Das Sommerfest kommt jedes Jahr wieder. Stationen, Schichten und Teams als Vorlage speichern und beim nächsten Mal mit neuem Datum übernehmen.

Preise

Kostenlos anfangen, bezahlen wenn es groß wird

Kein Abo, das sich von selbst verlängert. Die Preise steigen später mit neuen Funktionen – wer früh dabei ist, behält seinen.

Kostenlos

0 €

für eine Veranstaltung

Für das kleine Fest oder zum Ausprobieren.

Kostenlos starten

Event

4,99 €

einmalig, eine Veranstaltung

Für das große Fest: keine Grenzen, sechs Monate aktiv. Veranstaltung eintragen, bezahlen, Links bekommen.

Veranstaltung anlegen

Verein

59 €

pro Jahr, beliebig viele Veranstaltungen

Für den Verein, der das ganze Jahr Helfer einteilt. Jedes Jahr verlängerbar – alle Auswertungen bleiben. Verein anlegen heißt hier: Name eintragen, bezahlen, Vereins-Link bekommen.

Verein anlegen
Kostenlos0 €Event4,99 €Verein59 €
Veranstaltungen11beliebig
Aktivbis 30 Tage danach6 Monate12 Monate
Stationen3beliebigbeliebig
Plätze30beliebigbeliebig
QR-Aushang
CSV-Export
Ohne HelferCrew-Hinweis
E-Mail-Erinnerung
Mail an die Orga bei Austragungen
Abteilungen und Teams mit Auswertung
Eigener Link je Abteilung
Arbeitsstunden je Mitglied
Vorlagen fürs nächste Jahr
Jährlich verlängerbar
StartenAnlegenAnlegen

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Was kostet HelferCrew?
Eine Veranstaltung mit bis zu 3 Stationen und 30 Plätzen ist kostenlos und bleibt bis 30 Tage nach der Veranstaltung aktiv. Eine große Veranstaltung ohne Grenzen kostet einmalig 4,99 €, ein Verein mit beliebig vielen Veranstaltungen und Auswertung 59 € im Jahr. Bezahlt wird per Karte oder SEPA über Stripe, direkt beim Anlegen; eine kostenlose Veranstaltung lässt sich später in der Orga-Ansicht auf den Event-Plan heben. Der Beleg kommt per E-Mail. Wer früh dabei ist, behält seinen Preis, auch wenn er später mit neuen Funktionen steigt.
Brauchen Helfer ein Konto oder eine App?
Nein. Helfer öffnen den Link, tippen ihren Namen ein und sind eingetragen. Zum Austragen bekommen sie einen persönlichen Link, der von jedem Gerät aus funktioniert.
Wie kommt der Plan zu den Helfern?
Die Orga teilt einen Link, zum Beispiel in der WhatsApp-Gruppe oder im Newsletter. Für das Vereinsheim gibt es einen A4-Aushang mit QR-Code, der direkt zum Plan führt.
Wer sieht Namen und Telefonnummern?
Auf dem öffentlichen Plan stehen Namen gekürzt, etwa „Anna B.“. Handynummern und E-Mail-Adressen sieht nur die Orga; sie werden 30 Tage nach der Veranstaltung automatisch gelöscht. Die Server stehen in Frankfurt.
Was passiert, wenn zwei Leute gleichzeitig den letzten Platz nehmen?
Genau eine Person bekommt den Platz, die andere sieht sofort, dass die Schicht voll ist. Ein Platz wird nie doppelt vergeben.
Was passiert nach dem Jahr beim Vereins-Plan?
Der Verein kann um ein weiteres Jahr verlängern und behält alle bisherigen Veranstaltungen und Auswertungen. Nichts verlängert sich von selbst; vor Ablauf kommt eine Erinnerung per E-Mail. Ohne Verlängerung bleiben die Daten 30 Tage zum Export erhalten, danach werden sie gelöscht.
Was bringt die Auswertung nach Abteilungen und Teams?
Der Verein legt seine Abteilungen an, jede Abteilung über ihren eigenen Link ihre Teams, etwa Fußball mit A-Jugend und Aktiven. Beim Eintragen wählen Helfer ihr Team. Die Orga sieht dann je Veranstaltung und der Vorstand über alle Veranstaltungen, aus welchen Teams die Helfer kommen und aus welchen nicht. Zählt der Verein Pflichtstunden, stehen auch die Arbeitsstunden je Mitglied bereit.
Für welche Anlässe passt HelferCrew?
Für alles, wo ein Verein Helfer in Schichten braucht: Sommerfest, Turnier, Weihnachtsmarkt-Stand, Arbeitsdienst, Vereinsheim-Renovierung, Heimspieltag. Eine Veranstaltung kann einen oder mehrere Tage haben.

Ein Tool von VereinsWerkzeug

HelferCrew gehört zur selben Familie wie TurnierBuilder: ein Tool je Aufgabe, ohne Konto nutzbar, aus Deutschland, Daten in Frankfurt.

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