Ein Vereinsstand auf dem Weihnachtsmarkt bringt Geld in die Jugendkasse. Dafür muss die Hütte an jedem Markttag von mittags bis spät abends besetzt sein, meistens in der Kälte. Über ein Wochenende kommen so rund 30 Schichten zusammen. Dieser Leitfaden zeigt, wie du Glühwein, Waffeln und Bratwurst so einteilst, dass niemand zu lange friert.
01Was am Stand zu tun ist
- Glühwein: die Station mit dem meisten Andrang, vor allem nach Feierabend. Zwei Leute: eine schenkt aus, eine kassiert und nimmt Tassen zurück.
- Waffeln: zwei Leute am Waffeleisen. Den Teig am besten am Vortag vorbereiten.
- Bratwurst: eine Person am Grill reicht meist, an vollen Abenden zwei.
- Aufbau der Hütte: Deko, Lichterketten, Strom, Geschirr. Drei Leute für zwei Stunden.
- Abbau und Spülen: nach Marktschluss, drei Leute für eine Stunde.
Eine eigene Kasse gibt es bei der Vorlage nicht, weil an jeder Station direkt verkauft wird. Bei Tassen mit Pfand lohnt eine kleine Pfandkasse am Glühwein, damit die Rückgabe nicht den Ausschank aufhält.
02Schichten in der Kälte
Am Glühwein reichen zwei Stunden. Länger hält es in der Kälte kaum jemand gut aus, und wer friert, ist am Ausschank langsam. An Waffeleisen und Grill ist es wärmer, dort gehen auch drei Stunden. So sieht ein Markttag von 14 bis 22 Uhr aus:
Ein Markttag von 14 bis 22 Uhr
Zahl im Balken = Helfer je Schicht
10 Schichten · 20 Helferplätze · mit zwei Schichten pro Person reichen 10 Leute
Für euren Markt rechnest du es hier aus. Bei mehreren Markttagen zählt der Rechner Verkauf und Abbau für jeden Tag, den Aufbau der Hütte nur einmal.
03Mehrere Markttage in einer Liste
Die meisten Märkte gehen über ein Wochenende, manche über zwei. Alle Tage gehören in eine Liste: Eine Veranstaltung in HelferCrew kann bis zu 14 Tage lang sein. Die Vorlage legt die Schichten für den ersten Tag an, die weiteren Tage legst du in der Orga-Ansicht mit der Schichtreihe an. Dort gibst du Tag, Zeitraum und Schichtlänge ein, und die Schichten entstehen auf einmal.
Für die Helfer hat das einen Vorteil: Sie sehen alle Tage nebeneinander und können sich gezielt den Abend aussuchen, an dem sie Zeit haben.
04Vor dem Markt klären
- Standplatz und Strom beim Veranstalter des Marktes anmelden, oft schon im Sommer.
- Für den Ausschank brauchen Vereine in vielen Gemeinden eine vorübergehende Erlaubnis. Frag beim Ordnungsamt oder beim Veranstalter nach, was bei euch gilt.
- Tassen und Pfand festlegen, Wechselgeld für jede Station besorgen.
- Klären, wer die Hütte über Nacht abschließt und den Schlüssel hat.
05Helfer finden
Gut funktioniert es, wenn jede Mannschaft einen Abend übernimmt: Freitag die A-Jugend-Eltern, Samstag die Senioren, Sonntag die Damen. Dann fragt jede Mannschaft in ihrer eigenen Gruppe, und die Abende verteilen sich von selbst. Mit dem Vereins-Plan wählen die Helfer beim Eintragen ihre Mannschaft, und du siehst am Ende, wer wie viele Schichten übernommen hat.
06Die Liste verteilen
Den Link teilst du in den Gruppen der Mannschaften. Den Aushang mit QR-Code hängst du ins Vereinsheim, ein zweites Exemplar kann in die Hütte, damit die Ablösung weiß, wer als Nächstes kommt.
Wer krank wird, trägt sich über seinen eigenen Link aus. In der Orga-Ansicht steht die Lücke dann ganz oben, und du kannst gezielt jemanden fragen.
07Checkliste
- Standplatz, Strom und Ausschank mit Veranstalter und Ordnungsamt geklärt.
- Glühwein in Schichten von zwei Stunden, Waffeln und Bratwurst in drei.
- Alle Markttage in einer Liste, Aufbau am ersten und Abbau an jedem Tag.
- Jede Mannschaft übernimmt einen Abend.
- Aushang im Vereinsheim und in der Hütte.
- Wechselgeld, Tassen und Pfandkasse bereit.
Fertig angelegt ist der erste Markttag in der Vorlage Weihnachtsmarkt-Stand. Für den Sommer gibt es den Ratgeber zur Helferliste fürs Sommerfest, für die Hallensaison den Leitfaden Helferplan fürs Turnier bei TurnierBuilder.