Beim Sommerfest wollen alle mitfeiern, auch die Leute am Grill. Deshalb sieht die Helferliste anders aus als beim Turnier: mehr Stationen, kürzere Schichten und ein Aufbau, der oft schon am Vortag beginnt. Die Zahlen in diesem Leitfaden gelten für ein Fest von 12 bis 22 Uhr auf dem Vereinsgelände.
01Die Stationen beim Sommerfest
Diese acht Stationen kommen bei fast jedem Vereinsfest vor. Die Reihenfolge entspricht ungefähr dem, was zuerst besetzt sein muss.
- Grillstand: von Mittag bis zum Abend, zwei Leute pro Schicht.
- Getränkeausgabe: genauso lange wie der Grill. Bei Hitze eher drei Leute.
- Kuchentheke: am Nachmittag, solange Kaffee getrunken wird. Abends wird sie meist abgebaut.
- Kasse und Bons: eine Person pro Schicht. Mit Bons müssen Grill und Getränke kein Bargeld anfassen.
- Kinderprogramm: Torwandschießen, Schminken, Hüpfburg. Nachmittags zwei Leute, die den Überblick behalten.
- Aufbau: Pavillons, Bierbänke, Kühlschrank, Strom. Sechs Leute für drei Stunden.
- Spülen: wer mit echtem Geschirr arbeitet, braucht am späten Nachmittag zwei Leute an der Spüle.
- Abbau: nach dem letzten Gast, wieder mit sechs Leuten.
02Schichten und Helferzahl
Zwei bis drei Stunden pro Schicht sind beim Fest richtig. Wer um 15 Uhr vom Grill kommt, hat noch den ganzen Abend zum Feiern. Bei den Stationen, die durchlaufen, wechseln die Schichten zur selben Uhrzeit, dann gibt es eine klare Übergabe.
Sommerfest von 12 bis 22 Uhr
Zahl im Balken = Helfer je Schicht
15 Schichten · 36 Helferplätze · mit zwei Schichten pro Person reichen 18 Leute
Für ein anderes Fest rechnest du die Zahlen hier neu aus. „Andrang“ verändert die Zahl der Leute an Grill, Getränken und Kuchentheke, Beginn und Ende verschieben alle Schichten.
03Die Kuchenliste
Die Kuchen sind keine Schicht, gehören aber trotzdem auf die Liste. Leg dafür eine eigene Station an, zum Beispiel „Kuchenspende“, mit einer Abgabezeit von 11 bis 13 Uhr und so vielen Plätzen, wie Kuchen gebraucht werden. Wer backt, trägt sich dort ein. So sieht jeder, wie viele Kuchen schon zugesagt sind, und du musst nicht zählen, wer im Chat „ich bring einen mit“ geschrieben hat.
In die Beschreibung der Station gehört, wo die Kuchen abgegeben werden und ob Sahnetorten gekühlt werden können. Die Zahl der Plätze kannst du jederzeit erhöhen, wenn mehr Gäste kommen als gedacht.
04Aufbau am Vortag
Bei größeren Festen beginnt der Aufbau am Freitagabend, und der Abbau zieht sich in den Sonntagvormittag. Das gehört alles in dieselbe Liste: Eine Veranstaltung in HelferCrew kann bis zu 14 Tage lang sein. Die Helfer sehen dann Freitag, Samstag und Sonntag auf einen Blick, und wer schon beim Aufbau war, lässt den Abbau aus.
05Helfer gewinnen
Am besten funktioniert es, wenn jede Abteilung oder Mannschaft eine Station übernimmt: die Fußball-Senioren den Grill, die Turnerinnen die Kuchentheke, die D-Jugend das Kinderprogramm. Dann fragt jede Abteilung in ihrer eigenen Gruppe, und niemand muss den ganzen Verein anschreiben.
Mit dem Vereins-Plan wählen Helfer beim Eintragen ihr Team und sehen zuerst die Schichten, die für ihr Team gedacht sind. Der Vorstand sieht danach, aus welchen Teams die Helfer kamen und wie viele Arbeitsstunden jedes Mitglied geleistet hat.
06Die Liste verteilen
Den Link zur Liste teilst du in den Gruppen der Abteilungen und im Vereins-Newsletter. Fürs Vereinsheim druckst du den Aushang mit QR-Code aus. Wer den Link in der Gruppe übersehen hat, scannt ihn beim Training. Der Aushang zeigt, wer schon eingetragen ist und wo noch Plätze frei sind.
Mit dem Event-Plan bekommt jeder Helfer am Tag vor seiner Schicht eine Erinnerung per E-Mail, wenn er beim Eintragen eine Adresse angegeben hat.
07Am Festtag
Eine Woche vorher siehst du in der Orga-Ansicht, wo noch Leute fehlen. Schichten ohne einen einzigen Helfer stehen ganz oben. Die sprichst du direkt an, statt noch eine Nachricht in die große Gruppe zu schicken.
- Eine Person ist am Festtag für alle Helfer ansprechbar und selbst an keiner Station eingeteilt.
- Wer krank wird, trägt sich über seinen Link aus. Die Lücke steht dann sofort in der Orga-Ansicht.
- Nach dem Fest den Helfern danken, gern mit der Zahl der Schichten, die zusammengekommen sind.
08Checkliste
- Stationen festgelegt, Aufbau und Abbau als eigene Schichten.
- Schichten von zwei bis drei Stunden, Wechsel zur selben Uhrzeit.
- Station „Kuchenspende“ mit Abgabezeit angelegt.
- Jede Abteilung übernimmt eine Station.
- Link vier Wochen vorher geteilt, Aushang im Vereinsheim.
- Eine Woche vorher Lücken geprüft und Leute direkt angesprochen.
Fertig angelegt ist das alles in der Vorlage Sommerfest. Für den Winter gibt es den Ratgeber zum Weihnachtsmarkt-Stand. Gehört zum Fest ein Turnier, hilft der Leitfaden Helferplan fürs Turnier bei TurnierBuilder. Dort entsteht auch der Spielplan mit Live-Tabelle.