Datenschutzerklärung
Stand: 29. September 2026
1. Verantwortlicher
Martin Oppenländer
Nelly-Sachs-Str. 27
73760 Ostfildern
E-Mail: info@helfercrew.de
2. Überblick
HelferCrew ist ein Werkzeug, mit dem Vereine Helferschichten organisieren: Das Orga-Team legt Stationen und Schichten an, Helferinnen und Helfer tragen sich über einen Link ein. Es ist kein Konto nötig – die Nutzung läuft über eindeutige Links. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den Dienst erforderlich ist.
Zwei Rollen sind zu unterscheiden:
- Für Daten des Orga-Teams (z. B. die E-Mail-Adresse beim Anlegen einer Veranstaltung) sind wir selbst Verantwortlicher.
- Für Daten der Helferinnen und Helfer (Name, Kontakt, Notiz), die ein Verein in seinen Plan einträgt oder eintragen lässt, ist der Verein Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Dafür gibt es unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (Abschnitt 8).
3. Welche Daten wir verarbeiten
a) Veranstaltung anlegen
- Name und Ort der Veranstaltung, Zeitraum – werden auf dem Plan angezeigt
- E-Mail-Adresse der Orga (Pflicht) – für die Links zur Veranstaltung, um den Orga-Link bei Verlust zuzusenden, und für Hinweise zur Veranstaltung (z. B. vor der automatischen Löschung). Die Adresse steht auf dem Schichtplan, damit Helfer wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden. Am besten eine Vereinsadresse, keine private. Nie für Werbung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Wird ein Plan gekauft, läuft die Zahlung über Stripe (Abschnitt 4). Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten (Karte oder Bankverbindung) als eigener Verantwortlicher; wir selbst speichern nur die E-Mail-Adresse des Käufers, den Betrag, die Stripe-Referenz und die Laufzeit des Plans, und schicken die Freischaltungs-Bestätigung an diese Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Aufbewahrung nach § 147 AO (Abschnitt 6).
b) Eintragungen in Schichten
- Name – auf dem öffentlichen Plan standardmäßig gekürzt („Anna B.")
- E-Mail-Adresse oder Handynummer (optional) – sieht ausschließlich das Orga-Team, nie der öffentliche Plan; wird 30 Tage nach Ende der Veranstaltung gelöscht. An eine E-Mail-Adresse schicken wir die Bestätigung mit dem persönlichen Link „Mein Eintrag“ und, bei Veranstaltungen mit bezahltem Plan, am Vortag eine Erinnerung an die Schicht. Sonst nichts.
- Notiz (optional), Zeitpunkt der Eintragung
- bei Vereinen mit Abteilungen: die beim Eintragen gewählte Abteilung und das Team
- bei Vereinen (optional): Name des Kindes, für das jemand hilft – dann zählen die Stunden für das Kind. Sieht nur der Verein bzw. die Abteilung, nie der öffentliche Plan.
Vereine mit Vereins-Plan sehen daraus die geleisteten Arbeitsstunden je Mitglied und Vereinsjahr (Nachweis von Arbeitsdiensten); eine Abteilung sieht nur ihre eigenen.
Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag des Vereins (Abschnitt 8). Über Zweck und Dauer informiert der Verein seine Mitglieder; wir stellen ihm dafür die Werkzeuge bereit.
c) Persönlicher Austrage-Link
Beim Eintragen erzeugen wir einen zufälligen Token, mit dem nur die eintragende Person ihren Eintrag wieder entfernen kann. Er wird im Browser gespeichert (siehe Abschnitt 5) und ist Teil des Links „Mein Eintrag". Wer den Link hat, kann den Eintrag löschen – bitte nicht weitergeben.
d) Server-Protokolle und IP-Adressen
Bei jedem Zugriff verarbeiten wir IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse. Die IP-Adresse dient dem Schutz vor Missbrauch (Ratenbegrenzung, z. B. beim Eintragen und Anlegen) und wird dafür nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten. Protokolle der Hosting-Anbieter werden nach 30 Tagen gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse – Sicherheit).
4. Eingesetzte Dienste
| Dienst | Anbieter | Zweck | Standort |
|---|---|---|---|
| Vercel | Vercel, Inc. (USA) | Hosting, CDN, Serverfunktionen | EU (Frankfurt), Sitz USA |
| Supabase | Supabase, Inc. | Datenbank | EU (Frankfurt, AWS) |
| Brevo | Brevo SAS (Frankreich) | Transaktions-E-Mails (Orga-Link, Bestätigungen, Erinnerungen) | EU |
| Stripe | Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) | Zahlungsabwicklung beim Kauf eines Plans; Stripe ist dafür eigener Verantwortlicher (Datenschutz von Stripe) | EU |
Für Anbieter mit Sitz außerhalb der EU bestehen EU-Standardvertragsklauseln bzw. ein Angemessenheitsbeschluss (EU-U.S. Data Privacy Framework). Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste ein.
5. Cookies und Browser-Speicher
HelferCrew setzt für Helfer und Orga keine Cookies. Nur die interne Betreiber-Ansicht des Anbieters setzt nach der Anmeldung ein Sitzungs-Cookie; diese Seite ist für niemanden sonst erreichbar. Im Browser-Speicher (localStorage) merken wir uns lediglich:
- den zuletzt eingegebenen Namen und Kontakt, damit die nächste Eintragung schneller geht,
- die Token der eigenen Eintragungen (Abschnitt 3c),
- die Wahl zwischen hellem und dunklem Design.
Diese Daten verlassen den Browser nicht und lassen sich jederzeit über die Browser-Einstellungen löschen.
6. Speicherdauer und Löschung
| Daten | Frist |
|---|---|
| Kostenlose Veranstaltung ohne Verein | 30 Tage nach Erstellung, dann vollständige Löschung |
| Bezahlte Veranstaltung | bis Ende der Laufzeit, danach 30 Tage Exportfrist, dann Löschung |
| Kontaktdaten von Helferinnen und Helfern | 30 Tage nach Ende der Veranstaltung |
| Veranstaltungen eines Vereins mit Vereins-Plan | bis Ende der Plan-Laufzeit, danach 30 Tage Exportfrist, dann Löschung; ohne Vereins-Plan wie eine kostenlose Veranstaltung |
| Namen in Schichten und Arbeitsstunden je Mitglied (Verein) | solange der Vereins-Plan läuft, auch über Verlängerungen; der Verein kann abgeschlossene Vereinsjahre jederzeit löschen (Namen werden anonymisiert) |
| Verein (Name, Wiederherstellungs-E-Mail, Logo, Abteilungen) | bis der Verein die Löschung wünscht (E-Mail an info@helfercrew.de) |
| Server-Protokolle | 30 Tage |
| Datenbank-Sicherungen | 7 Tage rollierend |
| Kaufdaten (E-Mail des Käufers, Betrag, Stripe-Referenz) | 10 Jahre (§ 147 AO) |
Die Löschung erfolgt automatisiert durch einen täglichen Lauf. Vereine können Daten jederzeit früher löschen oder exportieren.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für Eintragungen in den Plan eines Vereins wenden Sie sich bitte an den Verein; wir unterstützen ihn bei der Umsetzung. Sie erreichen uns unter info@helfercrew.de.
8. Auftragsverarbeitung für Vereine
Trägt ein Verein Daten seiner Mitglieder oder Helfer in HelferCrew ein, ist der Verein Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO schicken wir auf Anfrage an info@helfercrew.de; er wird in elektronischer Form abgeschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO) und gilt für alle Werkzeuge von Vereinswerkzeug. Er enthält Gegenstand und Dauer, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die genehmigten Subunternehmer (Abschnitt 4) und das Löschkonzept (Abschnitt 6).